Comment élaborer un tableau de bord RH ?

Le tableau de bord RH est un outil clé pour mener à bien le pilotage RH de l’entreprise. Mais comment construire un tableau de bord efficace et quels indicateurs de performance RH choisir ?

Le pilotage RH offre la possibilité d’un accompagnement de la fonction RH dans la gestion des talents et la valorisation du profil des employés. Le tableau de bord RH constitue un outil clé pour mener à bien ce pilotage. Mais comment le construire et quels indicateurs choisir ?

Table des matières

Parlons KPI, reporting, pilotage et tableau de bord RH

Avant de plonger dans le cœur du sujet, il est essentiel de comprendre le lien étroit entre les KPI, le reporting, le pilotage, et leur incarnation dans un tableau de bord RH. Cette fusion crée une synergie puissante, transformant les données brutes en insights stratégiques pour une gestion RH proactive et éclairée. Explorons comment ces éléments s’entrelacent pour optimiser la performance et la vision des Ressources Humaines.

C’est quoi un tableau de bord RH ?

Le tableau de bord Ressources Humaines est un outil de pilotage et de gestion des ressources humaines. Aussi appelé un tableau de bord social ou dashboard RH, il regroupe l’ensemble des informations et indicateurs de performance RH d’une entreprise. Il donne aux équipes RH et aux DRH la possibilité de visualiser, d’analyser et de piloter facilement l’activité du capital humain. C’est pourquoi il est devenu le meilleur allié des responsables RH pour les aider à mettre en place un commandement RH efficace.

tableau de bord masse salariale

Si ce pilotage est aussi valorisé aujourd’hui, c’est qu’il évite au service RH et à la Direction Générale de gérer les ressources humaines à l’aveuglette. Grâce à lui, elles sont capables d’avoir une vision complète de leur situation actuelle et d’ajuster la politique RH selon les problématiques identifiées. Il peut par exemple les aider à identifier les compétences manquantes dans l’entreprise pour les nouveaux recrutements.

Tout le défi pour une direction efficace est de réussir à fixer des indicateurs pertinents et à bien compiler les données sociales de l’entreprise. Nous vous conseillons de vous équiper d’un éventail de tableaux de bord RH spécialisés pour faciliter votre gestion RH (GRH) : des tableaux de bord de suivi des embauches, de la masse salariale, des accidents du travail, de la formation, du turn-over… Ce seront de formidables outils d’aide à la décision.

Qu’est-ce qu’un indicateur RH ?

Par définition, un indicateur RH est un outil conçu pour mesurer l’efficacité de la stratégie mise en œuvre par l’équipe des Ressources Humaines. L’objectif de ces précieux indicateurs est de faciliter la prise de décision et le pilotage stratégique de l’entreprise. 

Ces indicateurs sont aussi appelés Indicateurs Clés de Performance RH ou KPI en anglais. Ils sont suivis dans les tableaux de bord de gestion et couvrent une variété de thématiques. Pour les RH, ces KPI vont du climat social et de la rémunération au recrutement ou encore à la formation des effectifs. Prenons un exemple : la proportion de nouveaux salariés est un indicateur important de performance en recrutement. 

Les indicateurs RH (ou indicateurs sociaux) sont maintenant devenus incontournables pour une gestion optimale des Ressources Humaines au sein d’une entreprise. En effet, ce sont eux qui permettent de mesurer la performance d’une action RH par rapport aux objectifs fixés. Ainsi, ils aident à déterminer si elle a été une réussite ou si des actions correctives s’imposent.

tableau de bord rh

Les avantages clés d’un tableau de bord RH

L’intégration d’un tableau de bord RH dans les stratégies de gestion des ressources humaines d’une entreprise apporte une multitude d’avantages significatifs. Ces avantages aident à optimiser les processus RH et à renforcer la prise de décision au sein de l’entreprise :

intégrateur bi
  1. Synthèse et clarté visuelle : Le tableau de bord RH simplifie la complexité des données RH, offrant une visualisation claire et rapide. Il permet une compréhension immédiate de l’efficacité des ressources humaines et la détection des éventuels dysfonctionnements sociaux.

  2. Outil de communication interne efficace : Il sert de pont de communication entre les responsables RH, la direction, et les employés. Cet outil permet de partager des informations pertinentes de manière transparente et compréhensible.

  3. Analyse précise basée sur des données : Les données chiffrées dans le tableau de bord permettent une analyse détaillée et précise. Cette caractéristique est essentielle pour évaluer l’impact des politiques RH et pour identifier les domaines nécessitant des améliorations.

  4. Support pour d’autres documents RH : Le tableau de bord RH est un support essentiel pour la création et la mise à jour d’autres documents RH importants tels que la Base de Données Économiques et Sociales (BDES), le bilan social, et les rapports RH.

  5. Facilitation de la prise de décision : En offrant une vue d’ensemble actuelle de la situation des ressources humaines, le tableau de bord aide les responsables RH, la direction, et les managers à prendre des décisions éclairées et pertinentes, alignées sur la réalité de l’entreprise.

Quels sont les outils de pilotage de la fonction RH ?

Les outils RH sont essentiels pour les entreprises afin de gérer efficacement leurs salariés et leur travail. Ils offrent la possibilité d’analyser divers aspects liés aux collaborateurs et à l’organisation du travail.

L’un de ces outils clés est le SIRH, ou Système d’Information des Ressources Humaines. Il permet de centraliser les données des collaborateurs, telles que les informations personnelles, les compétences, les formations, et bien plus encore. Cela simplifie la gestion des équipes et facilite la prise de décision.

En complément, le dashboard RH et le rapport RH sont aussi des outils de choix. Ils fournissent une vue d’ensemble claire des indicateurs clés liés aux ressources humaines, tels que le turnover, la réussite des collaborateurs, les effectifs, etc. Ces outils permettent aux responsables RH d’analyser rapidement les données et de faire des choix éclairés.

Le suivi du turnover est un exemple important de l’utilisation de ces outils. En surveillant le taux de rotation des salariés via le tableau de bord RH, les entreprises peuvent identifier les tendances et les problèmes potentiels dans le climat de travail. Cette étude peut conduire à des mesures correctives pour améliorer la rétention des salariés.

En outre, ces outils permettent de suivre l’évolution des compétences des collaborateurs, de planifier les besoins en formation, et de faire des choix informés en matière de gestion du personnel.

En résumé, ces outils sont essentiels pour la gestion moderne des ressources humaines dans les entreprises. Ils offrent une vue d’ensemble claire des données RH, facilitent l’analyse et la prise de décision, et contribuent à améliorer la gestion des équipes et le climat de travail.

C’est quoi le reporting en RH ?

Le reporting en RH est une pratique qui consiste à collecter, analyser et présenter des données et des informations liées aux équipes d’une entreprise. L’objectif principal du rapportage RH est de prendre des décisions éclairées pour gérer efficacement les ressources humaines de l’organisation.

Redonner de l’autonomie a vos responsables RH

Le reporting RH implique généralement les étapes suivantes :

  1. Collecte de données : Les données RH sont collectées à partir de différentes sources, telles que les systèmes de gestion des ressources humaines (SIRH), les feuilles de temps, les évaluations des performances, les enquêtes sur la satisfaction des employés, etc.

  2. Analyse des données : Une fois les données collectées, elles sont analysées pour identifier des tendances, des modèles et des KPI pertinents. Par exemple, on peut analyser le taux de rotation du personnel, le coût par employé, la répartition par âge, etc.

  3. Présentation des résultats : Les résultats de cette étude sont présentés sous forme de rapports, de tableaux de bord ou de graphiques. Ces documents visent à fournir une vue d’ensemble claire et compréhensible de la situation actuelle des RH de l’organisation.

  4. Prise de décision : Les rapports RH aident les responsables RH et les dirigeants à faire des choix stratégiques concernant la gestion du personnel. Par exemple, ils peuvent décider d’investir davantage dans la formation, d’ajuster les effectifs par rapport aux besoins, ou d’améliorer les politiques de rémunération.

Il permet également de surveiller la conformité aux réglementations en matière de travail, de suivre l’évolution des compétences des employés, de gérer les avantages sociaux, et de mesurer la satisfaction des salariés.

En résumé, le rapportage en RH est un processus essentiel qui aide les entreprises à gérer efficacement leurs ressources humaines en fournissant des données précises et exploitables. Il contribue à la prise de décision, à l’amélioration des processus RH et au soutien de la stratégie globale de la société.

Quels indicateurs choisir pour votre tableau de bord RH ?

Maintenant par où commencer pour choisir les indicateurs qu’il vous faut ? Pour élaborer un tableau de bord RH puissant, nous vous recommandons de vous pencher particulièrement sur les KPI RH suivants.

1. Les indicateurs RH de recrutement

Ils permettent d’évaluer le besoin en recrutement et la qualité du processus d’embauche de l’entreprise. Leur objectif est notamment d’éviter des embauches à l’aveuglette qui pourraient déboucher sur un échec. Ils incluent par exemple : 

  • Le taux de satisfaction vis-à-vis du processus de recrutement : Mesure l’expérience des candidats, essentielle pour attirer des talents de qualité et améliorer l’image de marque employeur.
  • Le taux de rétention : Indique la proportion de nouvelles recrues restant dans l’entreprise après une période définie, reflétant l’efficacité de l’intégration et la pertinence des choix d’embauche.
  • Le délai d’embauche : Le temps nécessaire pour combler un poste vacant. Un délai court peut signifier une grande réactivité, tandis qu’un délai long peut indiquer des défis dans le processus de recrutement.
  • Le coût de recrutement : Comprend les dépenses associées à chaque embauche, un indicateur clé pour évaluer l’efficacité financière des stratégies RH.

2. Les indicateurs RH de formation et gestion de carrière

Il s’agit d’une palette d’informations liées aux formations données par l’entreprise et à la progression de ses collaborateurs. Ces indicateurs regroupent notamment : 

  • Le taux de satisfaction vis-à-vis des formations : Calcule l’efficacité des programmes de formation selon la perception des employés.
  • Le taux de réussite des formations : Évalue l’impact des formations sur les compétences et performances des salariés.
  • Le coût et la durée des formations : Analyse l’investissement de l’entreprise en matière de formation et son adéquation avec les besoins organisationnels.
  • Le pourcentage de recrutement internes : Indique la capacité de l’organisation à promouvoir ses employés, un aspect clé de la motivation et de la fidélisation.
  • Les propositions de mobilité : Met en avant la proportion des employés ayant bénéficié d’une proposition de mobilité sur les 12 derniers mois

3. Les indicateurs de performance des talents

Ces indicateurs touchent plutôt à la productivité et à l’implication des effectifs de l’entreprise. 

  • L’évolution de la masse salariale : Suit les changements dans les coûts salariaux, un indicateur financier clé pour la gestion des ressources.
  • La ventilation et la classification des hauts potentiels : Identifie et suit les employés à haut potentiel, essentiels pour la planification de la relève et la stratégie de développement.
  • Le taux de turnover : Un indicateur de la satisfaction et de la rétention des employés, avec un impact direct sur la continuité et la stabilité de l’entreprise.
  • Le taux d’absentéisme : Calcule le taux d’absences, pouvant indiquer des problèmes de bien-être ou de satisfaction au travail.

4. Les indicateurs RH prévisionnels et stratégiques

Ces indicateurs ont pour fonction d’aider les DRH à faire des choix stratégiques de long terme. Ils incluent :  

  • Le taux de remplacement des salariés sortants : Mesure la capacité de la société à remplacer efficacement le personnel partant, essentiel pour la continuité des opérations.
  • Les congés et départs à la retraite : Permet de planifier à l’avance les remplacements et les besoins liés à l’embauche.
  • Le taux de postes clés avec un successeur identifié : Indique la préparation de l’entreprise à gérer la transition des rôles critiques.
  • Le taux de postes clés vacants : Évalue l’efficacité de l’entreprise à combler les postes stratégiques, un facteur clé pour la performance organisationnelle.

Comment implémenter un tableau de bord RH ?

Par définition la Business Intelligence (BI) est un outil idéal pour mettre en place un tableau de bord RH avec les bons indicateurs RH.

Les outils de BI RH ont deux atouts de taille :  

  • Ils automatisent le processus de collecte des données RH, facilitent leur analyse et pré-paramètrent les tableaux de bord RH. Ils permettent de compiler et centraliser simplement l’ensemble des données liées aux équipes : les profils, les contrats, les parcours professionnels, la paye… Plus de silos d’information et de pertes de temps. 
  • Ils permettent aussi d’automatiser la génération d’états légaux obligatoires : BDES, RAU, bilan social, index égalité femmes-hommes. Cela réduit la charge administrative qui pèse sur l’équipe RH.

Pour vous lancer dans la construction de tableau de bord, nous vous conseillons alors de suivre les étapes suivantes :

1 – Commencez par définir les objectifs RH stratégiques de l’entreprise pour le mois, le semestre et l’année.

2 – Choisissez ensuite 5 à 10 indicateurs RH par tableau pour vous aider à déterminer si vous atteignez les objectifs en question.

3 – Identifiez les données RH et donc aussi les sources de données dont vous aurez besoin pour alimenter vos tableaux de bord sociaux : votre SIRH, votre logiciel de paie, votre logiciel de gestion des absences…

4 – Selon votre préférence, construisez vos tableaux dans Excel ou grâce à un outil de Business Intelligence RH (BIRH). Notez qu’un logiciel de BI RH sera plus puissant et fiable que Microsoft Excel.

5 – Votre équipe RH n’aura plus qu’à configurer ses tableaux de bord pour facilement suivre ses indicateurs et observer l’impact de ses actions.

Besoin d’exemples de tableaux de bord RH ?

Exemple 1 : le tableau de bord du bilan social

Tableau de bord RH à télécharger

Ce dashboard social est un outil essentiel pour visualiser et comprendre la dynamique de l’effectif de l’entreprise. Il centralise des indicateurs sociaux clés, permettant une analyse complète de la structure et de la santé de l’environnement de travail :

  • L’effectif total actuel de l’entreprise ;
  • Le taux de turn-over moyen au sein du personnel ;
  • La répartition de l’effectif entre hommes et femmes ;
  • L’effectif employé dans chaque service ;
  • Le taux d’absentéisme moyen ;
  • La répartition de l’effectif par type de contrat.

Exemple 2 : le tableau de bord des embauches

Ce tableau de bord RH est conçu pour offrir une vue complète de l’efficacité et de l’impact des politiques de recrutement. Il se concentre sur plusieurs indicateurs clés :

  • Le nombre d’embauches sur la période en cours et sur la même période l’année précédente ;
  • La proportion de femmes et d’hommes dans ces embauches ;
  • La répartition des nouvelles recrues par tranche d’âge ;
  • Les embauches par zone géographique ;
  •  Les nombre d’embauches infructueuses (qui sont restées moins de 2 mois dans l’entreprise) ;
  • La proportion d’embauches infructueuses par rapport au total des effectifs actifs.

Chaque indicateur de ce tableau de bord offre une perspective unique et essentielle sur la politique d’embauche, permettant aux responsables RH d’optimiser leurs stratégies de recrutement pour une main-d’œuvre plus forte et plus alignée avec les objectifs de l’entreprise.

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